Veja soluções para tornar suas reuniões mais produtivas e otimizar a rotina de trabalhos da sua empresa

Empresas inovadoras tem repensando a prática de reuniões. Ocorre que, quando feitas em demasia ou mal planejadas, tornam-se perdas preciosas de tempo, dificultando o andamento do dia a dia dos colaboradores e atrasando processos fundamentais.

Encontros ineficientes podem somar preciosas horas de trabalho e planejamento. Como consequência do acúmulo das tarefas, é necessário fazer o pagamento de hora extra para que sejam cumpridas. Logo, são ainda mais gastos para a empresa.

Buscando reduzir esse desperdício, é importante que os líderes tomem atitudes para tornar as reuniões mais produtivas. Dentre as medidas já adotadas por grandes organizações, está a elaboração de um guia de boas práticas internas. O documento é criado especificamente para cada setor e leva dicas de procedimentos que precisam ser cumpridos no dia a dia de trabalho, evitando o encontro semanal/quinzenal.

Outro problema, o atraso às reuniões, é muito passível de correção. Um simples combinado de 15 minutos de tolerância de atraso já diminui o tempo perdido na espera de outras pessoas para começar a reunião. Algumas empresas atribuíram também uma lista de coisas que devem ser evitadas numa reunião. Nessa lista entraram itens como apontar um problema sem dar solução e ser pouco objetivo nas colocações.

Há exemplos de empresas que optaram, também, por oferecer treinamento a profissionais escolhidos estrategicamente para mediação de reuniões. Eles ajudam no andamento dos tópicos, mediam as discussões e controlam a duração do encontro.

10 dicas para que você torne suas reuniões mais produtivas

Avalie a necessidade do encontro

Crie uma pauta clara e objetivos da reunião

Compartilhe um material prévio, para que todos saibam o que acontecerá

Convoque apenas as pessoas que precisam estar lá

Cobre pontualidade e estabeleça uma tolerância de atrasos

Determine horário para início e término da reunião

A conversa deve se resumir ao assunto central

Participantes devem se preparar para os tópicos

Restrinja o uso de celulares na reunião

Faça reuniões de até duas horas